Algemene voorwaarden LedgerLink

Ingangsdatum: 19 oktober 2026

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van LedgerLink door zakelijke klanten. LedgerLink is een handelsnaam van VoltStation B.V., gevestigd aan Straatweg 29, 8535 WG Follega, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97250325, btw-identificatienummer NL867969684B01. Vragen kunnen naar support@ledgerlink.nl.

De verwerkersovereenkomst (https://ledgerlink.nl/dpa) maakt deel uit van deze voorwaarden voor zover VoltStation B.V. persoonsgegevens namens de klant verwerkt. In de privacyverklaring (https://ledgerlink.nl/privacy) staat hoe LedgerLink persoonsgegevens verwerkt voor eigen doeleinden. Het lezen van de privacyverklaring is geen toestemming als grondslag voor verwerking.

1. Begrippen en toepasselijkheid

LedgerLink: de online AI-assistent die, na autorisatie, met ondersteunde onderdelen van een Moneybird-administratie kan werken.
Klant: de onderneming of zelfstandig beroepsbeoefenaar die LedgerLink voor zakelijke doeleinden afneemt.
Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens de Klant toegang heeft tot de dienst.
Voorstel: een aan een bevoegde Gebruiker getoonde, concrete reeks voorgenomen wijzigingen waarvoor afzonderlijke goedkeuring is vereist.
Deze voorwaarden gelden bij registratie, gebruik en, waar toepasselijk, het aangaan en uitvoeren van een betaald abonnement. De Verwerkersovereenkomst maakt voor verwerking in opdracht deel uit van deze voorwaarden en heeft op dat terrein bij tegenstrijdigheid voorrang.
De toepasselijke versie wordt vóór aanvaarding elektronisch beschikbaar gesteld op een wijze die opslag en latere raadpleging mogelijk maakt. Afwijkingen gelden alleen als partijen die schriftelijk overeenkomen.

2. Zakelijk gebruik, toegang en bevoegdheden

LedgerLink is uitsluitend bedoeld voor zakelijke doeleinden. De persoon die registreert verklaart dat het gebruik zakelijk is, dat hij of zij bevoegd is de klant te vertegenwoordigen en dat de klant toestemming heeft om de betreffende Moneybird-administratie aan te sluiten. Een registratievinkje neemt eventuele dwingendrechtelijke rechten van iemand die feitelijk consument is niet weg.

De klant is verantwoordelijk voor het aanwijzen en intrekken van toegang voor eigen gebruikers, het beschermen van inlogmiddelen en het actueel houden van de bevoegdheden binnen de administratie. De dienst gebruikt een externe identiteitsaanbieder en kan voor gevoelige handelingen een recente extra authenticatiefactor verlangen.

Tijdens de bèta kan LedgerLink een maximum aan toegelaten accounts hanteren, nieuwe registraties op een wachtlijst zetten en onderdelen alleen na afzonderlijke technische kwalificatie beschikbaar stellen. Beschrijving van een mogelijkheid in deze voorwaarden betekent niet dat deze al is ingeschakeld.

3. Dienstverlening en gebruik van AI

LedgerLink kan, afhankelijk van de daadwerkelijk ingeschakelde functies, relevante Moneybird-gegevens ophalen, vragen beantwoorden, analyses maken en concrete wijzigingsvoorstellen voorbereiden. LedgerLink is geen accountant, belastingadviseur of juridisch adviseur. De dienst vervangt geen professionele controle of advies.

AI-antwoorden en voorstellen kunnen onjuist, onvolledig of verouderd zijn. De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn boekhouding en fiscale verplichtingen, en voor het zelfstandig verifiëren van belangrijke bedragen, conclusies en voorgestelde handelingen. Vóór goedkeuring controleert de Gebruiker in het bijzonder de gekozen administratie, betrokken records, bedragen, omschrijvingen, tegenpartijen en eventuele gevolgen.

De Klant verstrekt uitsluitend gegevens waarvoor hij de vereiste rechten en bevoegdheden heeft. Wachtwoorden, geheime toegangssleutels en niet voor de opdracht noodzakelijke bijzondere persoonsgegevens mogen niet in gewone vragen worden ingevoerd. Bestandsuploads zijn geen onderdeel van de eerste bèta, tenzij die functie later uitdrukkelijk wordt aangeboden onder daarvoor aangepaste informatie en voorwaarden.

4. Voorstellen en goedkeuring van wijzigingen

Een Moneybird-wijziging wordt niet uitgevoerd enkel omdat het AI-model daarom vraagt of een antwoord als instemming lijkt te interpreteren. Een voorstel wordt eerst getoond. De gebruiker kan het daarna uitdrukkelijk goedkeuren met een zelfstandig bericht ‘ja’ of ‘yes’, of met de bij dat voorstel behorende goedkeuringsknop. ‘nee’, ‘no’ of de afwijzingsknop weigert het voorstel. Een bericht als ‘ja, maar verander het bedrag’ is geen goedkeuring.

De server koppelt goedkeuring aan het concrete getoonde voorstel, de gebruiker, de administratie en de geldende bevoegdheden. Voorstellen verlopen; toegangs- of gegevenswijzigingen kunnen uitvoering alsnog blokkeren. Een herzien voorstel moet opnieuw afzonderlijk worden goedgekeurd.

Een voorstel kan in de huidige bèta maximaal tien bewerkingen omvatten. Deze worden achtereenvolgens uitgevoerd en vormen geen alles-of-niets-transactie. Bij een fout kunnen eerdere bewerkingen al definitief zijn doorgevoerd, terwijl latere bewerkingen niet plaatsvinden. LedgerLink probeert een bewerking waarvan het resultaat onzeker is niet automatisch opnieuw uit te voeren. De gebruiker ziet, voor zover beschikbaar, de uitvoeringsstatus en controleert de boekhouding voordat hij handmatig opnieuw handelt.

Goedkeuring is een opdracht van de klant, geen afstand van de wettelijke of contractuele verplichtingen van LedgerLink. Eerder in Moneybird uitgevoerde wijzigingen worden bij het verbreken van de koppeling of opzeggen van LedgerLink niet automatisch teruggedraaid.

5. Proefgebruik, tarieven en gebruikslimieten

Voor de voorbereide betaalde bèta geldt één abonnement van € 19 per maand, exclusief btw. LedgerLink kent een eenmalige proefruimte van € 2 aan interne AI-gebruikskosten per account, afzonderlijk van een ruimte van € 8 per betaalde abonnementsperiode. De actuele prijs, toepasselijke btw en begindatum worden vóór het afsluiten van een betaald abonnement in de betaalomgeving getoond.

Deze bedragen voor AI-gebruik zijn interne gebruiksmaatstaven, geen tegoeden in geld, niet uitbetaalbaar en geen afnamegarantie van een modelleverancier. Proefverbruik wordt niet van de eerste betaalde periode afgetrokken. Niet gebruikte ruimte wordt niet naar een volgende periode meegenomen of gerestitueerd. Verbruik kan meetellen wanneer een gestopte of mislukte modelaanroep toch kosten heeft veroorzaakt. De dienst biedt geen automatische betaalde overschrijding aan.

De betaalde gebruiksperiode volgt de werkelijke ingangs- en verlengingsmomenten van het abonnement; deze hoeft niet op de eerste dag van een kalendermaand te beginnen. Daglimieten, snelheidslimieten, een maximaal aantal accounts, veiligheidsmaatregelen en technische beschikbaarheid kunnen het gebruik aanvullend beperken. De dienst toont waar mogelijk waarom een limiet is bereikt.

6. Betaling, verlenging en opzegging

Een betaald abonnement wordt maandelijks verlengd totdat het wordt opgezegd. Betaling, facturatie en eventuele btw-verwerking verlopen via de aangeboden betaalomgeving van Stripe; de klant verstrekt juiste factuurgegevens. Bij uitblijvende betaling kan LedgerLink betaalde functies beperken na een passende kennisgeving, voor zover technisch en wettelijk mogelijk.

De klant kan een abonnement op ieder moment opzeggen via de beschikbare accountfunctie of betaalportal. Gewone opzegging beëindigt de verlenging aan het einde van de lopende betaalde periode. De toegang blijft tot dan toe bestaan, behoudens andere rechtsgeldige redenen voor opschorting. Ongebruikte tijd of AI-gebruiksruimte wordt bij gewone opzegging niet gedeeltelijk gerestitueerd, behalve voor zover dwingend recht of een verschuldigde correctie wegens een fout anders vereist.

Accountverwijdering is iets anders dan abonnement opzeggen. Bij accountverwijdering eindigt de toegang tot LedgerLink onmiddellijk en wordt de opdracht tot onmiddellijke beëindiging van verdere abonnementskosten duurzaam vastgelegd en verwerkt. Als de betaalprovider tijdelijk niet bereikbaar is, wordt de opzegopdracht bewaard en opnieuw geprobeerd. Ook bij accountverwijdering vindt wegens het voortijdig beëindigen van de betaalde periode geen gewone gedeeltelijke restitutie plaats, behoudens dwingend recht of een verschuldigde foutcorrectie. Een ten onrechte na het verwijderingsverzoek geïncasseerd bedrag wordt onderzocht en zo nodig gecorrigeerd. Reeds vervallen betalingsverplichtingen blijven bestaan voor zover rechtmatig.

7. Gegevens, eigendom en vertrouwelijkheid

De klant behoudt zijn rechten op eigen administratiegegevens. Hij verleent LedgerLink uitsluitend de bevoegdheid deze gegevens te verwerken voor de opgedragen dienst, beveiliging en uitvoering van uitdrukkelijk goedgekeurde wijzigingen, met inachtneming van de verwerkersovereenkomst. LedgerLink verkrijgt geen eigendom van Moneybird-gegevens.

VoltStation B.V. behoudt de rechten op de software, vormgeving, documentatie en overige onderdelen van de dienst. De klant krijgt tijdens de overeenkomst een beperkt, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de eigen bedrijfsvoering. Het is niet toegestaan de dienst te misbruiken, te automatiseren buiten toegestane grenzen, beveiliging te omzeilen of de dienst voor onrechtmatige handelingen te gebruiken.

LedgerLink verwerkt gegevens met technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen, zoals toegangsbeperkingen, encryptie van gevoelige velden en gescheiden uitvoeringsrechten. Een absolute garantie tegen storingen of beveiligingsincidenten kan niet worden gegeven. Details over persoonsgegevens en bewaartermijnen staan in de privacyverklaring en verwerkersovereenkomst.

8. Beschikbaarheid, support en opschorting

LedgerLink wordt in de bètafase aangeboden zonder gegarandeerd beschikbaarheidspercentage of gegarandeerde responstijd. Wij nemen redelijke maatregelen om storingen te beperken en veiligheidsincidenten te behandelen. Support verloopt uitsluitend per e-mail via support@ledgerlink.nl. Voor het bewaren van supportberichten geldt de afzonderlijke regeling in de Privacyverklaring; deze beperkt geen wettelijke reactietermijnen voor privacyverzoeken of incidenten.

Bij redelijk vermoeden van misbruik, een ernstig beveiligingsprobleem, ontbrekende bevoegdheden of een risico op onjuiste boekhoudwijzigingen mogen wij de betrokken functie tijdelijk beperken of stilzetten. Wij informeren de klant waar redelijkerwijs mogelijk over de reden en het herstel, tenzij dat de veiligheid, een onderzoek of wettelijke verplichtingen schaadt. Bij een wezenlijke tekortkoming geven partijen elkaar waar passend gelegenheid tot herstel; onmiddellijke maatregelen blijven mogelijk als dat noodzakelijk is.

9. Aansprakelijkheid

De Klant is verantwoordelijk voor zijn eigen boekhoudkundige en fiscale beslissingen, de juistheid van verstrekte gegevens en het beoordelen van AI-antwoorden en wijzigingsvoorstellen. LedgerLink garandeert niet dat AI-inhoud foutloos of geschikt is voor een specifiek administratief, fiscaal of juridisch doel.
Voor zover wettelijk toegestaan is VoltStation B.V. niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste of onvolledige AI-antwoorden, analyses of adviezen waarop de Klant vertrouwt, of uit inhoudelijk onjuiste voorstellen die voldoende duidelijk zijn getoond, door een bevoegde Gebruiker afzonderlijk en geldig zijn goedgekeurd en vervolgens overeenkomstig het goedgekeurde voorstel zijn uitgevoerd.
Die uitsluiting geldt niet voor een aan VoltStation B.V. toerekenbare eigen tekortkoming, zoals uitvoering zonder geldige goedkeuring, uitvoering die wezenlijk afwijkt van het daadwerkelijk goedgekeurde voorstel of een andere schending van haar eigen verplichtingen. Goedkeuring houdt op zichzelf geen afstand in van aanspraken wegens zo'n tekortkoming.
Voor zover wettelijk toegestaan is de totale contractuele aansprakelijkheid van VoltStation B.V. voor aantoonbare directe schade per Klant, voor alle aanspraken uit schadeveroorzakende gebeurtenissen in hetzelfde kalenderjaar gezamenlijk, beperkt tot de abonnementsvergoedingen die de Klant voor LedgerLink over dat kalenderjaar verschuldigd is, exclusief btw. Niet-benutte AI-gebruiksruimte en de interne proefruimte zijn geen abonnementsvergoedingen. Er geldt geen afzonderlijk minimumbedrag: bij uitsluitend gratis proefgebruik kan dit contractuele plafond € 0 zijn. De bepaling geldt alleen voor aansprakelijkheid die naar toepasselijk recht rechtsgeldig mag worden beperkt.
Voor zover wettelijk toegestaan is aansprakelijkheid voor indirecte schade en gevolgschade uitgesloten, waaronder gederfde winst, gemiste omzet of besparingen, bedrijfsstagnatie, reputatieschade en gemiste zakelijke kansen.
De Klant meldt een vermeende tekortkoming en daaruit voortvloeiende schade binnen een redelijke termijn na ontdekking en werkt redelijkerwijs mee aan onderzoek en beperking van verdere schade. Waar passend en wettelijk vereist krijgt VoltStation B.V. gelegenheid tot herstel. Dit schept geen afzonderlijke contractuele vervaltermijn.
De uitsluitingen en beperkingen gelden niet indien en voor zover hun toepassing in een concreet geval in strijd is met dwingend recht, waaronder toepasselijke beperkingen op het uitsluiten van aansprakelijkheid bij opzet of bewuste roekeloosheid. Zij beperken geen zelfstandige wettelijke rechten van betrokkenen onder de AVG.
De beëindiging van het abonnement of verwijdering van een account laat dit artikel voor gebeurtenissen tijdens de dienstverlening in beginsel van toepassing. Accountverwijdering vormt geen afstand van bestaande of toekomstige wettelijke schadeclaims.

10. Wijzigingen van voorwaarden en prijzen

LedgerLink kan de voorwaarden, prijzen en dienstverlening wijzigen wegens productontwikkeling, beveiliging, gewijzigde wetgeving of bedrijfsvoering. Prijsverhogingen en wezenlijke contractwijzigingen worden minimaal dertig dagen vóór hun ingangsdatum via een passend rechtstreeks klantcontactkanaal aangekondigd. Prijsverhogingen hebben geen terugwerkende kracht.

Bij een voor de Klant wezenlijk nadelige wijziging kan de Klant vóór de ingangsdatum opzeggen. Voor een reeds betaalde periode wordt een gewone nadelige wijziging in beginsel pas van toepassing op een aansluitende abonnementsperiode die na de kennisgevingstermijn begint; daardoor wordt de Klant niet gedwongen een nadelige wijziging binnen een reeds vooruitbetaalde periode te accepteren. Noodzakelijke spoedmaatregelen voor beveiliging of dwingend recht kunnen eerder ingaan; LedgerLink informeert daarover zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk.

Indien hernieuwde aanvaarding van de Algemene voorwaarden of Verwerkersovereenkomst nodig is, kan verder beschermd gebruik tot heracceptatie worden beperkt. Beschikbare gegevensrechten, export, accountverwijdering en gewone abonnementsopzegging blijven toegankelijk. Een bevestiging dat de Privacyverklaring is gelezen is geen toestemming als AVG-grondslag.

11. Overmacht

Een partij is gedurende een situatie van overmacht niet gehouden tot nakoming voor zover niet-nakoming haar volgens de wet niet kan worden toegerekend. Storingen bij externe infrastructuur-, netwerk-, AI- of betaaldienstverleners vormen niet automatisch overmacht: de toerekenbaarheid wordt naar de omstandigheden beoordeeld. Duurt een situatie van overmacht langer dan zestig dagen en wordt wezenlijke dienstverlening daardoor verhinderd, dan kan iedere partij de overeenkomst beëindigen, met behoud van rechten die uit toepasselijk recht voortvloeien.

12. Beëindiging, export en geschillen

De Klant kan de beschikbare LedgerLink-servicegegevens vóór accountverwijdering exporteren. Bij beëindiging worden teruggeven en wissen van opdrachtgegevens overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst behandeld; het vooraf downloaden via de normale exportfunctie is daarvoor de gebruikelijke route. Ontkoppeling van Moneybird beëindigt de betreffende machtiging en ruimt daaraan gekoppelde gespreksgeschiedenis op; zij is geen gewone abonnementsopzegging. Accountverwijdering beëindigt de toegang onmiddellijk, maar verwijdert geen gegevens uit de oorspronkelijke Moneybird-administratie en draait eerder uitgevoerde wijzigingen niet terug.

Gegevens die nog rechtmatig moeten worden bewaard wegens een wettelijke bewaarplicht of een concreet openstaande beveiligings-, afwikkelings- of geschilverplichting, worden beperkt en afzonderlijk behandeld. De privacyverklaring (https://ledgerlink.nl/privacy) beschrijft de bewaartermijnen en het onderscheid tussen bestaande en beoogde bewaarmaatregelen.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst onderling op te lossen via support@ledgerlink.nl. Lukt dat niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter. Dwingendrechtelijke bevoegdheidsregels blijven onverlet.

Contact: support@ledgerlink.nl · Overige documenten: Privacyverklaring (https://ledgerlink.nl/privacy) · Verwerkersovereenkomst (https://ledgerlink.nl/dpa) · Subverwerkers (https://ledgerlink.nl/sub-processors).