Verwerkersovereenkomst LedgerLink

Ingangsdatum: 19 oktober 2026

Deze verwerkersovereenkomst ("Overeenkomst") maakt integraal deel uit van de algemene voorwaarden van LedgerLink (https://ledgerlink.nl/terms). Zij wordt gesloten tussen de zakelijke klant die LedgerLink afneemt ("Klant") en VoltStation B.V., handelend onder de naam LedgerLink, Straatweg 29, 8535 WG Follega, KvK 97250325 ("LedgerLink").

Voor persoonsgegevens die de Klant via de dienst laat verwerken, is de Klant in de regel verwerkingsverantwoordelijke en LedgerLink verwerker. Handelt de Klant zelf als verwerker namens een derde, dan geldt deze overeenkomst voor de verhouding tussen de Klant als verwerker en LedgerLink als subverwerker, voor zover de werkzaamheden dat meebrengen. De Klant waarborgt dat de verantwoordelijke de noodzakelijke opdracht, instructies en toestemming voor verdere uitbesteding heeft gegeven. Voor eigen account-, beveiligings-, support- en betalingsdoeleinden treedt VoltStation B.V. afzonderlijk op als verwerkingsverantwoordelijke, zoals toegelicht in de privacyverklaring (https://ledgerlink.nl/privacy).

1. Onderwerp, duur en instructies

1. LedgerLink verwerkt de in Bijlage 1 omschreven persoonsgegevens uitsluitend om de door Klant geautoriseerde boekhoudassistentiedienst te leveren. De verwerking loopt gedurende de dienstverlening en de noodzakelijk daaropvolgende verwijdering, beveiligingsafhandeling en overdracht.
2. De algemene voorwaarden, deze overeenkomst, de geautoriseerde koppeling en concrete handelingen of opdrachten van bevoegde gebruikers vormen de gedocumenteerde instructies van Klant. Een Moneybird-OAuth-machtiging geeft op zichzelf geen algemene toestemming om administratiegegevens te wijzigen. Een concrete wijziging vereist een apart en expliciet goedgekeurd voorstel.
3. LedgerLink verwerkt de gegevens uitsluitend op die gedocumenteerde instructies, ook bij doorgiften buiten de EER, tenzij Unierecht of Nederlands recht een andere verwerking verplicht. In dat geval informeert LedgerLink Klant vóór verwerking, tenzij de wet dat wegens gewichtige redenen verbiedt.
4. Als LedgerLink meent dat een instructie in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, informeert zij Klant daarover zonder onredelijke vertraging, tenzij de wet dit verbiedt. LedgerLink mag onveilige of onbevoegde handelingen weigeren.
5. Klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van zijn eigen doeleinden en instructies, de rechtsgrond voor verwerking, informatie aan betrokkenen en de bevoegdheid om de gegevens en administratie beschikbaar te stellen.

2. Vertrouwelijkheid en beveiliging

1. LedgerLink waarborgt dat personen die onder haar gezag toegang tot persoonsgegevens hebben, tot vertrouwelijkheid zijn gehouden en slechts toegang krijgen voor zover noodzakelijk. Toegang wordt naar rollen beperkt en waar mogelijk geregistreerd.
2. LedgerLink treft passende technische en organisatorische maatregelen in de zin van artikel 32 AVG, rekening houdend met de aard van de persoonsgegevens, de stand van de techniek, uitvoeringskosten en relevante risico's. De feitelijk beschreven maatregelen staan in Bijlage 2. Zij mogen worden aangepast mits een passend beschermingsniveau behouden blijft.
3. LedgerLink zorgt ervoor dat beveiligingsmaatregelen mede gericht zijn op ongeautoriseerde toegang, onjuiste of onbevoegde wijzigingen, gegevensverlies, onveilige herhaling van onzekere opdrachten en herstel na incidenten.
4. Klant beheert de toegangsrechten van eigen gebruikers, maakt gebruik van de beschikbare beveiligingsinstellingen en meldt vermoedelijke compromittering van accounts of Moneybird-machtigingen onverwijld.

3. Subverwerkers

1. De Klant verleent algemene schriftelijke toestemming voor de inschakeling van de partijen die daadwerkelijk als subverwerker opdrachtgegevens verwerken en in die hoedanigheid staan vermeld op de lijst van subverwerkers en overige ontvangers (https://ledgerlink.nl/sub-processors). Niet iedere daarin vermelde partij is voor elke gegevensstroom subverwerker.
2. LedgerLink stelt de Klant minstens dertig dagen vooraf op de hoogte van een geplande toevoeging of vervanging van een relevante subverwerker via een passend rechtstreeks klantcontactkanaal. Alleen wanneer dwingend recht of een aantoonbaar urgente beveiligingsnoodzaak niet toestaat die termijn af te wachten, mag een noodzakelijke wijziging eerder plaatsvinden, met zo spoedig mogelijke informatie en passende waarborgen.
3. De Klant kan tijdens de aankondigingstermijn gemotiveerd bezwaar maken wegens concrete gegevensbeschermingsrisico's via support@ledgerlink.nl. Partijen proberen een passende oplossing te bereiken. Als een gegrond bezwaar niet kan worden verholpen en de betreffende verwerking noodzakelijk is voor de dienst, kan de Klant het betrokken gebruik vóór de wijziging beëindigen, zonder afbreuk aan toepasselijke wettelijke rechten.
4. LedgerLink legt aan iedere subverwerker voor de relevante opdrachtverwerking schriftelijk in wezen gelijkwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen op en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor nakoming van diens verplichtingen overeenkomstig artikel 28 AVG.
5. De datum van kennisgeving, de voorgestelde wijziging, eventuele bezwaren en de behandeling daarvan worden in passende beperkte vorm geregistreerd voor zover nodig om aan de contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen.

4. Doorgifte buiten de EER

1. LedgerLink verwerkt de kerndienst bij voorkeur in de in de leverancierslijst genoemde regio's. De locatie van een databank of modelendpoint betekent niet dat identiteitsbeheer, betalingsverkeer, support of andere leveranciersactiviteiten uitsluitend in de EER plaatsvinden.
2. Wanneer persoonsgegevens onder deze Overeenkomst buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dat alleen voor zover een geldige grondslag voor die doorgifte bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of toepasselijke EU-standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig.
3. LedgerLink maakt informatie over de relevante ontvangers, landen en toepasselijke waarborgen beschikbaar op verzoek, voor zover rechtens en contractueel mogelijk. Een nieuwe doorgifte met wezenlijk ander risico wordt vóór activering beoordeeld. Een publieke leveranciersverklaring is geen vervanging van de voor LedgerLink toepasselijke overeenkomst.

5. Bijstand, rechten van betrokkenen en datalekken

1. LedgerLink verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie, redelijke technische en organisatorische bijstand zodat Klant verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid kan behandelen. Een verzoek van een betrokkene over Klants administratie wordt in beginsel aan Klant doorgeleid; LedgerLink handelt niet zelfstandig in afwijking van diens instructies, behalve bij een wettelijke verplichting.
2. LedgerLink ondersteunt Klant, voor zover passend bij de dienstverlening, bij verplichtingen rond beveiliging, de melding van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en eventuele voorafgaande raadpleging van toezichthouders (artikelen 32 tot en met 36 AVG).
3. Zodra LedgerLink kennis heeft van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die zij als verwerker namens Klant verwerkt, meldt zij die zonder onredelijke vertraging aan Klant via de beschikbare zakelijke contactgegevens of een passend rechtstreeks contactkanaal. Een eerste melding bevat de bekende aard van het incident, betrokken gegevenscategorieën, mogelijke gevolgen en maatregelen voor zover bekend; aanvullende informatie volgt wanneer beschikbaar. De melding wordt niet uitgesteld tot het onderzoek volledig is afgerond.
4. Klant beslist als verantwoordelijke over eventueel vereiste meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen. LedgerLink verleent hiervoor de wettelijk voorgeschreven bijstand. Bij een incident in LedgerLinks eigen verantwoordelijke verwerkingen gelden de rechtstreeks toepasselijke AVG-verplichtingen van LedgerLink.
5. Klant houdt bereikbare contactgegevens beschikbaar en meldt een privacy- of beveiligingsincident via support@ledgerlink.nl. Er wordt geen onafgebroken bemande of gegarandeerde 24-uurs reactiedienst toegezegd.

6. Informatie, controles en audits

1. LedgerLink stelt Klant de informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen, waaronder toepasselijke beveiligingsdocumentatie, de subverwerkerslijst en relevante bevindingen van interne of onafhankelijke controles, voor zover beschikbaar en zonder de veiligheid van andere klanten te schaden.
2. LedgerLink maakt audits en inspecties door Klant of diens gemachtigde controleur mogelijk voor zover artikel 28 AVG dit vereist. Partijen stemmen een redelijke aankondiging, vertrouwelijkheid, afbakening en veilige uitvoering af. Waar een documentonderzoek volstaat, gaat dit in beginsel vooraf aan fysieke of ingrijpende inspecties.
3. Kosten voor uitzonderlijke aanvullende werkzaamheden kunnen vooraf redelijk worden afgestemd, maar kostenafspraken mogen noodzakelijke wettelijke controle- of inzagerechten niet feitelijk onmogelijk maken. De vertrouwelijkheid en rechten van andere klanten blijven beschermd.

7. Teruggave, verwijdering en einde dienstverlening

1. Bij het einde van de opgedragen verwerking kiest de Klant overeenkomstig artikel 28 lid 3 onder g AVG voor teruggave of verwijdering van de in opdracht verwerkte persoonsgegevens. LedgerLink faciliteert die keuze via de beschikbare export- en verwijderprocedures en, waar een wettelijke verplichting dat verlangt, via een passend afzonderlijk verzoekproces. De Klant wordt aangeraden de beschikbare gegevens vóór accountverwijdering te exporteren, omdat gegevens die daarna rechtmatig zijn gewist niet kunnen worden gereconstrueerd.
2. Na teruggave of verwijdering wist LedgerLink bestaande kopieën van opdrachtgegevens, tenzij Unierecht of lidstatelijk recht verdere opslag vereist. De oorspronkelijke Moneybird-administratie en de daar eerder uitgevoerde wijzigingen blijven buiten deze verwijdering.
3. Een eventuele afzonderlijke bewaring door VoltStation B.V. van persoonsgegevens uit een goedgekeurd voorstel ter onderbouwing van een rechtsvordering is niet door de enkele aanvaarding van deze Verwerkersovereenkomst toegestaan. Voor zover VoltStation zulke gegevens voor een zelfstandig doel wil bewaren, moeten de rol, rechtsgrond, verenigbaarheid met de oorspronkelijke verwerking, noodzaak, gegevensminimalisatie, beveiliging en toepasselijke rechten van betrokkenen vooraf aantoonbaar zijn beoordeeld. Artikel 28 lid 3 onder g AVG wordt daarmee niet terzijde geschoven.
4. Het beoogde beleid is om, uitsluitend na die beoordeling en technische activering, strikt noodzakelijke versleutelde goedkeurings- en uitvoeringsgegevens maximaal twaalf kalendermaanden na accountverwijdering te bewaren. Voor minimale contractacceptatiegegevens is het beleidsdoel maximaal vijf jaar na beëindiging. Deze bepalingen zijn geen toestemming om volledige AI-voorstellen of volledige boekhoudgegevens zonder afzonderlijk gerechtvaardigde noodzaak aan te houden; de actieve werkwijze wordt in de Privacyverklaring onderscheiden van het beleidsdoel.
5. Herstelgeschiedenis en back-ups kunnen gedurende hun technische hersteltermijn verwijderde gegevens bevatten. LedgerLink beperkt de toegang, laat kopieën verlopen en waarborgt dat relevante verwijderingen na herstel opnieuw worden toegepast voordat de gegevens opnieuw in gebruik worden genomen.
6. LedgerLink licht de toepasselijke verwijderprocedures en wettelijke uitzonderingen op redelijk verzoek toe, met bescherming van beveiligingsbelangen en rechten van anderen.

8. Rangorde, wijzigingen en contact

Deze Overeenkomst geldt samen met de algemene voorwaarden. Voor de verwerking van persoonsgegevens in opdracht heeft zij bij tegenstrijdigheid voorrang, behoudens dwingend recht. Wijzigingen in subverwerkers worden volgens artikel 3 aangekondigd; voor overige wezenlijke contractwijzigingen geldt de regeling van dertig dagen in artikel 10 van de Algemene voorwaarden, behoudens daarin genoemde noodzakelijke spoedwijzigingen. Waar vereist wordt een nieuwe contractacceptatie gevraagd. Partijen kunnen contact opnemen via support@ledgerlink.nl.

Bijlage 1 — Beschrijving van de verwerking

Bijlage 2 — Technische en organisatorische maatregelen

• Toegang en scheiding: authenticatie via een identiteitsdienst, gecontroleerde accounts en rollen, workspace-/administratiebinding, controle van verleende Moneybird-rechten en een extra recente authenticatiefactor bij gevoelige accountacties.
• Geheimen en inhoud: versleuteling van Moneybird-toegangstokens en bepaalde vraag-, voorstel- en resultaatvelden; TLS bij transport. Identificerende metadata en leverancierreferenties zijn niet zonder meer op dezelfde wijze versleuteld.
• AI en veiligheid: geselecteerde gegevensvelden en filters, scheiding tussen modelvoorstel en codegestuurde goedkeuring, maximum van tien achtereenvolgende bewerkingen per voorstel, verifiëren van resultaten en blokkade tegen automatisch opnieuw uitvoeren van onzekere wijzigingen.
• Logging: beperkte operationele logvelden, beveiligingsregistraties en bewaking van storingen; geen toezegging dat ieder leverancierslogboek identieke termijnen of locaties heeft.
• Herstel en verwijdering: databaseherstelgeschiedenis, begrensde opruimprocedures, uitgestelde verwijdering uit back-ups en herstel van verwijderverplichtingen na een restore.
• Organisatie: beperkte beheer- en supportrechten, vertrouwelijkheid, incidentprocedure, leverancierstoetsing en wijzigings-/releasecontroles.

Deze bijlage beschrijft het ontwerp van de dienst. Alleen de daadwerkelijk ingeschakelde en gecontroleerde maatregelen gelden voor een bepaalde release; nog niet geactiveerde AI-, schrijf-, mail- of bestandsfuncties worden hiermee niet als actief of als zelfstandig gecertificeerd voorgesteld.

Overige documenten: Algemene voorwaarden (https://ledgerlink.nl/terms) · Privacyverklaring (https://ledgerlink.nl/privacy) · Subverwerkers (https://ledgerlink.nl/sub-processors).