Privacyverklaring LedgerLink

Ingangsdatum: 19 oktober 2026

LedgerLink is een AI-assistent voor zakelijke gebruikers van Moneybird. Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, met wie gegevens worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben. Zij geldt voor ledgerlink.nl, app.ledgerlink.nl en de bijbehorende dienstverlening.

1. Wie is verantwoordelijk?

VoltStation B.V., handelend onder de naam LedgerLink, Straatweg 29, 8535 WG Follega, Nederland, KvK 97250325, btw-nummer NL867969684B01. Voor privacyvragen en verzoeken: support@ledgerlink.nl.

Voor registratie, accountbeheer, beveiliging, betalingen, eigen klantrelaties en support bepaalt VoltStation B.V. in beginsel zelf het doel en de middelen van de verwerking en is zij verwerkingsverantwoordelijke. Voor persoonsgegevens die een zakelijke klant vanuit zijn Moneybird-administratie laat ophalen, analyseren of aanpassen, verwerkt LedgerLink deze doorgaans in opdracht van de klant als verwerker. De klant is voor dat doel doorgaans zelf verwerkingsverantwoordelijke; wanneer de klant namens een andere verantwoordelijke handelt, kunnen de rollen in die keten anders liggen. De verwerkersovereenkomst (https://ledgerlink.nl/dpa) beschrijft de opdrachtverwerking.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van uw gebruik verwerken we de volgende gegevens:

• Identiteit en beveiliging: accountidentificatie, (geverifieerd) e-mailadres, profielnaam of profielfoto, sessiegegevens, aanmeldbeveiliging en informatie over het gebruik van extra authenticatiefactoren. Een deel hiervan wordt door onze identiteitsleverancier beheerd.
• Samenwerking en koppelingen: gebruikers- en workspace-identificaties, rollen en toegangsrechten, Moneybird-administratienaam en -identificatie, verleende API-rechten en versleutelde toegangstokens.
• Vragen en antwoorden: berichten, AI-antwoorden, gesprekstitels, relevant gesprekverloop, door de dienst opgevraagde boekhoudgegevens, voorstellen voor wijzigingen, goedkeuringen, uitvoeringsresultaten en persoonlijke feedback.
• Financiële en boekhoudkundige persoonsgegevens: bijvoorbeeld namen van klanten en leveranciers, factuur- en transactiegegevens, beschrijvingen en contactinformatie, voor zover deze in de gekoppelde administratie of uw opdracht voorkomen. Ook informatie over werknemers en andere natuurlijke personen kan daaronder vallen.
• Abonnementen: Stripe-klant- en abonnementsreferenties, betaalstatus, abonnementsperioden, gebruikstellerwaarden en benodigde facturatie- of belastinginformatie. Volledige betaalkaartgegevens worden door Stripe verwerkt, niet als gewone LedgerLink-administratiegegevens opgeslagen.
• Support, meldingen en beveiliging: informatie die u per e-mail of via een daarvoor aangeboden supportfunctie verstuurt, afleverstatus van eventuele dienstberichten, tijdstippen, technische identifiers en beveiligings- of foutcategorieën. Normale privéfeedback in een gesprek wordt niet automatisch met supportmedewerkers gedeeld.
• Website- en verbindingsgegevens: IP-adres, browser- en verzoekgegevens en noodzakelijke sessie- of beveiligingsinformatie die door de website, de applicatie of hun leveranciers kunnen worden verwerkt.

De exacte gegevens hangen af van de functies die zijn ingeschakeld. Een ontwikkelde maar nog uitgeschakelde functie verwerkt hierdoor niet automatisch al de hierboven genoemde gegevens.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Wanneer VoltStation B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke is, hanteren wij afhankelijk van de situatie deze doelen en grondslagen:

Voor verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang beoordelen wij de noodzaak en de belangen en rechten van betrokkenen. Een overeenkomst met een bedrijf is niet automatisch een grondslag voor persoonsgegevens van diens werknemers, klanten of leveranciers. Voor boekhoudgegevens die wij uitsluitend op instructie verwerken, bepaalt de klant de toepasselijke grondslag en gebruiken wij die gegevens alleen overeenkomstig de opdracht en de verwerkersovereenkomst (https://ledgerlink.nl/dpa).

Wij baseren het gewone gebruik van LedgerLink niet op toestemming die met het accepteren van de voorwaarden zou zijn gegeven. Voor eventueel niet-noodzakelijke cookies of soortgelijke technieken vragen wij afzonderlijk toestemming als de wet dat vereist.

4. AI en Moneybird

Als de AI-assistent is ingeschakeld, kunnen de huidige vraag en relevante, begrensde informatie uit de gekoppelde Moneybird-administratie aan een geselecteerd model via Amazon Bedrock worden aangeboden. Afhankelijk van de ingeschakelde privacymaatregelen kunnen ook beperkte gesprekscontext, modelinstructies en technische resultaten worden verwerkt. Het beoogde modelpad gebruikt een EU-inferentieprofiel; dat betekent niet dat alle nevenverwerking of leverancierstoegang noodzakelijk binnen de EER plaatsvindt.

Voor modelverwerking kunnen persoonsgegevens in omschrijvingen of vrije tekst voorkomen. De voorbereide aanvullende bescherming omvat taakgebonden pseudoniemen en herkenning van bepaalde identificerende gegevens, met een controle vóór verzending; deze techniek is geen volledige anonimisering en herkent niet elk mogelijk persoonsgegeven. Verwerking van echte klantgegevens met het AI-model vereist daarom een afzonderlijke privacy- en veiligheidsbeoordeling en passende activering. Er wordt niet gegarandeerd dat alle invoer anoniem is of dat de modelleverancier nooit gegevens bewaart.

De AI kan een voorstel doen, maar niet zelfstandig wijzigingen goedkeuren of uitvoeren. Voor een wijziging is afzonderlijke, door de server gevalideerde goedkeuring nodig. Een goedgekeurde reeks bevat maximaal tien opeenvolgende bewerkingen; gedeeltelijk uitgevoerde wijzigingen worden niet automatisch teruggedraaid.

Wanneer de functie voor openbare bronnen actief is, raadpleegt LedgerLink begrensd officiële websites op basis van gecontroleerde publieke zoekonderwerpen. Privévragen en Moneybird-inhoud worden niet als onbewerkte zoekopdracht aan zulke sites verzonden; de bezochte site kan wel technische verzoekgegevens ontvangen.

Wij gebruiken klantboekhoudgegevens niet om een eigen AI-model te trainen of voor advertenties. Concrete leveranciersvoorwaarden, eventuele opslag, regio's, logging en doorgiftemechanismen worden vóór productie afzonderlijk beoordeeld.

5. Wie ontvangt gegevens?

Wij gebruiken leveranciers voor onder meer infrastructuur, databasetechnologie, identiteitsbeheer, betalingen, berichten en support. Welke partij welke gegevens verwerkt en welke rol zij daarbij heeft, staat in de lijst van subverwerkers en overige ontvangers (https://ledgerlink.nl/sub-processors).

Tot de leveranciers behoren afhankelijk van de functie AWS, Neon, Clerk, Vercel, Stripe, Cloudflare, Google en Brevo. Moneybird is de boekhoudleverancier die de klant zelf heeft gekozen; LedgerLink benadert die administratie met de machtiging van de klant. Dienstverleners kunnen naast een verwerkersrol voor bepaalde handelingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn, bijvoorbeeld voor wettelijk verplichte betaal- of fraudebestrijdingsprocessen.

Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken of toegankelijk maken. Een doorgifte waarvoor hoofdstuk V van de AVG geldt, vereist een toepasselijk mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of de relevante standaardcontractbepalingen, waar nodig met aanvullende waarborgen. U kunt ons via support@ledgerlink.nl vragen naar de waarborgen die op uw verwerking van toepassing zijn. Wij beloven niet dat alle nevenverwerkingen binnen de EER blijven.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

Wij hanteren bewaartermijnen per doel. Hieronder onderscheiden wij de huidige technische werking van goedgekeurde beleidsdoelen die nog niet zijn geactiveerd. Een beleidsdoel is geen mededeling dat gegevens al overeenkomstig dat doel worden bewaard. Beperkingen, openstaande verplichtingen en wettelijke uitzonderingen worden per gegevenscategorie beoordeeld.

• Gesprekken, AI-antwoorden, titels, taakstappen en privéfeedback. In de huidige inrichting in beginsel twaalf kalendermaanden na het laatste bericht. Een nieuw bericht verlengt die periode. Eerdere verwijdering of ontkoppeling kan tot eerder wissen leiden, behoudens een noodzakelijke veiligheidsblokkade.
• Accounts en Moneybird-koppelingen. Gedurende het actieve gebruik; bij verwijdering of ontkoppeling volgt intrekking van de betreffende toegang en het toepasselijke wisproces.
• Bewijs van goedgekeurde wijzigingen. Beoogd, niet actief: tot twaalf kalendermaanden na accountverwijdering kan een afzonderlijk, versleuteld bewijsrecord worden bewaard met de identiteit of noodzakelijke identificatie van de goedkeurende Gebruiker, tijdstippen, voorstelidentificatie en -digest, het exacte getoonde en goedgekeurde voorstel voor zover strikt noodzakelijk, en uitvoeringsresultaten. Dit is geen machtiging om volledige gesprekken, administraties of alle opgehaalde Moneybird-gegevens te bewaren. De regeling wordt uitsluitend ingevoerd nadat per gegevenscategorie de rechtsgrond, de rol van VoltStation, de noodzaak, belangenafweging, beveiliging en verenigbaarheid met de Verwerkersovereenkomst zijn vastgesteld. Huidig: bewijs wordt in beginsel met zijn bron verwijderd; openstaande onzekerheden of beveiligingsblokkades kunnen afzonderlijke afhandeling vereisen.
• Contractacceptaties. Beoogd, niet actief: uitsluitend noodzakelijke gegevens over de contractpartij, geaccepteerde documentversies, tijdstippen en aanvaarding, gedurende maximaal vijf jaar na beëindiging van de overeenkomst, mits de rechtsgrond en noodzakelijkheid zijn vastgesteld. Dit is geen algemene wettelijke vijfjarige bewaarplicht. Een concreet geschil of wettelijke verplichting kan afzonderlijk verdere bewaring vereisen.
• Supportcorrespondentie. Beoogd, nog technisch te realiseren: een verzoek wordt dertig dagen na de laatste correspondentie automatisch als afgesloten beschouwd, tenzij het aantoonbaar nog in behandeling is of een open incident of geschil betreft. Correspondentie en noodzakelijke bijlagen worden uiterlijk twaalf maanden na afsluiting verwijderd, tenzij een specifieke andere rechtsgrond verdere bewaring noodzakelijk maakt. Correspondentie binnen die bewaartermijn over dezelfde zaak heropent het verzoek en start de afsluitklok opnieuw. Onnodige bijlagen worden eerder verwijderd. De regel moet worden toegepast op zowel de interne supportfunctie als de externe Gmail-mailbox en relevante verzendgegevens bij Brevo; dit gebeurt nog niet aantoonbaar automatisch.
• Gebruikstellers en abonnementen. Dag- en kalendermaandtellers kennen eigen opruimregels; sommige betaalperiodegegevens hebben in de huidige inrichting geen zelfstandige aflooptermijn buiten accountverwijdering. Openstaande opzeg- of betaalcorrecties worden niet gewist zolang dit een behoorlijke afwikkeling verhindert.
• Eigen facturen en fiscale administratie. Bewaring volgens fiscale administratieverplichtingen; voor gangbare facturen in beginsel zeven jaar, met wettelijke uitzonderingen. Dit is de eigen administratie van VoltStation B.V., niet een recht om de volledige Moneybird-boekhouding van een klant te bewaren.
• Beveiligingsregistraties. Standaard applicatielogs in beginsel dertig dagen en beveiligingsaudits in beginsel negentig dagen; voor concrete incidenten, onzekere transacties en leveranciersregistraties kunnen andere, onderbouwde termijnen gelden.
• Back-ups. De geregistreerde herstelgeschiedenis van de kerndatabase beslaat momenteel zeven dagen. Andere leverancierskopieën kunnen hiervan afwijken. Bij herstel moeten eerder gegeven verwijderinstructies opnieuw worden afgedwongen vóór de betreffende gegevens weer beschikbaar worden gesteld.

Wij maken geen algemene langetermijnkopie van volledige Moneybird-administraties. De oorspronkelijke administratie blijft bij Moneybird, onder de verantwoordelijkheid van de klant en de toepasselijke verhouding met die boekhoudleverancier. Een algemene documentenbibliotheek en actieve chatbestandsupload zijn geen onderdeel van de eerste bèta.

7. Accountverwijdering en ontkoppeling

Bij accountverwijdering wordt LedgerLink-toegang direct beëindigd en wordt het verwijderen van actieve servicegegevens ingezet. Een betaald abonnement krijgt een afzonderlijke, duurzame opdracht tot onmiddellijke beëindiging; tijdelijke onbereikbaarheid van Stripe kan de technische afwikkeling vertragen. Onterechte afschrijvingen worden onderzocht en waar verschuldigd gecorrigeerd.

De oorspronkelijke gegevens en eerder goedgekeurde wijzigingen in Moneybird worden hiermee niet gewist. Wettelijk noodzakelijke eigen administratie, concreet openstaande verplichtingen en beperkte herstelkopieën kunnen rechtmatig langer aanwezig blijven. Een eventueel ingeschakelde e-mailbevestiging van identiteitsverwijdering bevestigt niet automatisch de afronding van iedere leveranciers- of betaalafhandeling.

De in artikel 6 beschreven beoogde afzonderlijke bewaring van goedkeuringsbewijs en contractacceptaties is nog niet technisch geactiveerd. Invoering vereist voorafgaande toetsing van rechtsgrond, noodzakelijkheid, bewaartermijnen, gegevensminimalisatie en de verdeling van verantwoordelijkheden onder de AVG. De wettelijke instructies en verwijderrechten van de klant voor opdrachtgegevens blijven van toepassing.

8. Uw rechten

Voor gegevens waarvoor VoltStation B.V. verantwoordelijk is, kunt u verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid (waar van toepassing) of bezwaar bij verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Stuur uw verzoek naar support@ledgerlink.nl. Wij mogen uw identiteit op een passende manier controleren voordat wij gegevens verstrekken of wijzigen. Wij reageren in beginsel binnen één maand en melden een wettelijk toegestane verlenging tijdig.

Gaat uw verzoek over informatie in de Moneybird-administratie van een andere onderneming, neem dan in eerste instantie contact op met die onderneming als verantwoordelijke; wij ondersteunen haar bij het uitvoeren van rechten onder de AVG.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl). De dienst is niet bedoeld om zonder betekenisvolle menselijke beoordeling besluiten over personen te nemen die uitsluitend geautomatiseerd zijn en rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

9. Beveiliging en cookies

LedgerLink past passende organisatorische en technische maatregelen toe, waaronder scheiding tussen gebruikers en administraties, toegangscontrole, transportbeveiliging en versleuteling van gevoelige tokens en bepaalde inhoudsvelden. Niet alle technische metadata zijn op dezelfde manier versleuteld. De daadwerkelijke beveiliging is afhankelijk van de ingeschakelde release en leverancierconfiguraties.

De website en app kunnen functionele cookies of vergelijkbare technieken gebruiken voor sessies, beveiliging en voorkeuren. Voor zover de wet geen toestemming vereist, informeren wij gebruikers daarover. Niet-noodzakelijke tracking of analyse waarvoor toestemming vereist is, wordt niet zonder voorafgaande geldige toestemming ingezet. De feitelijk gebruikte scripts, cookies en leveranciers moeten bij wijzigingen opnieuw worden gecontroleerd.

10. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de verwerking of toepasselijke regelgeving verandert. Materiële wijzigingen worden op een passende manier bekendgemaakt. Wanneer een nieuwe versie opnieuw moet worden bevestigd om de dienst te blijven gebruiken, wordt dat in de applicatie gevraagd. Dat is geen vervanging van een afzonderlijk vereiste toestemming.